Usługa kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji

Usługa kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji, której motywem przewodnim będzie hasło "Czy warto się dziś rozwijać?” w ramach projektu pn. "Plan Działań Pomocy Technicznej UMWM na lata 2019-2023 w zakresie zapewnienia monitoringu, ewaluacji i aktualizacji regionalnej strategii inteligentnych specjalizacji w ramach RPO WM”, nr RPMA.11.01.00-14-0003/18-00. Usługa będzie obejmować organizację i przeprowadzenie konferencji w zakresie merytorycznym i organizacyjnym (w tym technicznym) oraz zapewnienie usługi cateringowej. Konferencja przewidziana jest dla 150 osób.

teren m. st. Warszawa

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i przeprowadzenia konferencji, której motywem przewodnim będzie hasło "Czy warto się dziś rozwijać?” – zgodnie postanowieniami i wymaganiami opisanymi w dalszej części OPZ.

2. Konferencja planowana jest w terminie: 27 listopada 2023 r.

3. Przewidywana liczba uczestników konferencji wyniesie między 100 a 150 zarejestrowanych osób. Udział w wydarzeniu będzie bezpłatny.

4. Grupą docelową konferencji będą przedstawiciele jednostek naukowych, badawczo-rozwojowych, instytucji otoczenia biznesu, administracji samorządowej, przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą na terenie województwa mazowieckiego w obszarach zgodnych z inteligentną specjalizacją województwa mazowieckiego wskazaną w Regionalnej Strategii Innowacji dla Mazowsza do 2030 r. (https://innowacyjni.mazovia.pl/dzialania/ris-mazovia/dokumenty.html) oraz członkowie Mazowieckiej Rady Innowacyjności, członkowie Forum IOB, członkowie grup roboczych ds. inteligentnej specjalizacji, partnerzy regionalni UMWM.

5. Ramowy zakres prac Wykonawcy obejmuje kompleksową organizację i przeprowadzenie konferencji w zakresie merytorycznym i organizacyjnym (w tym technicznym) oraz zapewnienie usługi cateringowej.

nr RPMA.11.01.00-14-0003/18-00

PZP–ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych

SWZ–Specyfikacja Warunków Zamówienia udostępniona na stronie https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował min. 2 zamówienia, polegające na organizacji konferencji, każda dla min. 100 osób o minimalnej wartości 200 000,00 zł każda. Przy czym realizacja każdego z zamówień obejmowała: przygotowanie merytoryczne konferencji, przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjno-informacyjnej, przygotowanie i realizacja procesu rekrutacji uczestników, aranżacja przestrzeni eventowej, zapewnienie cateringu dla uczestników, zapewnienie obsługi technicznej konferencji, przygotowanie gadżetów promocyjnych, stworzenie podstrony internetowej konferencji, zapewnienie tłumaczenia symultanicznego wraz z wymaganą infrastrukturą; 2) wykaże, że dysponuje bądź będzie dysponował osobą, pełniącą rolę specjalisty ds. organizacji wydarzeń - event managerem, który posiada doświadczenie w organizacji co najmniej 2 konferencji o wartości minimum 150 000,00 złotych każda.

2.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia; w tym przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.

4. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 i 109 ust. 1 pkt 4 PZP oraz Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z 31.07.2014 r. dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

5. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania.

6. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia: a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, b) oświadczenia Wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, c) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, d) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w złożonym wraz z ofertą oświadczeniu JEDZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia ww. dokumentów zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu).

2) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu: 1) wykazu usług wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane należycie; 2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego.

7. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1) zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego – składa informację z odpowiedniego rejestru (rejestr sądowy, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania),

(cd poniżej)

2) zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

8. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 7, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 PZP, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.

9. Wykonawca, który polega na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, składa podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w ust. 6 pkt 1 lit. a, c i d, dotyczące tych podmiotów, potwierdzające, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania. Do podmiotów udostępniających zasoby, mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przepisy ust. 7 - 8 stosuje się odpowiednio.

10. Ofertę przygotowaną w języku polskim Wykonawca składa wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej zgodnie z sekcją I.3 ogłoszenia oraz z dostępną na Platformie Zakupowej instrukcją.

11. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego w postaci koncepcji organizacji konferencji, zawierającej elementy podlegające ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego wymienionego lub będzie on niekompletny, Zamawiający nie będzie wzywać Wykonawcy do jego złożenia lub uzupełnienia, a jego oferta podlegać będzie odrzuceniu.

12. Zamawiający nie będzie żądał od Wykonawców składających ofertę wniesienia wadium.

13. Zamawiający nie będzie żądał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

14. Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert Wykonawca wraz z ofertą składa, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, oświadczenie na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ).

15. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie JEDZ składa każdy z Wykonawców. Wykonawcy składają oświadczenie, określające zakres usług, które wykonają poszczególni Wykonawcy.

16.Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia oświadczenie JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do SWZ.

2. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy.

Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia.

2. Wykonawca składa ofertę w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej wraz z załącznikami:

1) wstępne oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu-JEDZ;

2) przedmiotowy środek dowodowy - koncepcja organizacji konferencji;

3) Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - oświadczenie, określające zakres usług, które wykonają poszczególni Wykonawcy;

4) Wykonawca polegający na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby - JEDZ oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia;

5) gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo w formie elektronicznej, określające zakres pełnomocnictwa, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, chyba że pełnomocnictwo wynika z innych zał. do oferty dokumentów.

3. Wykonawca ma prawo zastrzec, wraz z ich przekazaniem, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Do skutecznego objęcia określonych informacji tajemnicą przedsiębiorstwa wymagane jest, aby Wykonawca określił jaki zakres informacji objętych jest klauzulą poufności i uzasadnił, że zastrzegane informacje stanowią tajemnicę.

4. Zalecenie w odniesieniu do kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

1) do danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne zaleca się przede wszystkim stosowanie formatu danych .pdf,

2) dokumenty w formacie innym niż .pdf zaleca się, w miarę możliwości, konwertować do formatu .pdf,

3) dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się podpis w formacie PAdES,

4) w przypadku składania dokumentów w formacie innym niż .pdf (np. .doc, .docx), zaleca się stosować podpis w formacie XAdES o typie zewnętrznym. W takim wypadku należy przekazać Zamawiającemu plik z podpisywaną treścią oraz plik z rozszerzeniem XAdES o tej samej nazwie (2 pliki),

5) kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; ePUAP (podpis zaufany) nie jest certyfikowanym podpisem kwalifikowanym i nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu.

5. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej:

1) minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie z Platformy Zakupowej: przeglądarka internetowa EDGE, Chrome lub FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu "cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s.,

2) Platforma jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli,

3) w celu założenia Konta Użytkownika na Platformie Zakupowej, konieczne jest posiadanie aktywnego konta poczty elektronicznej,

4) występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maks. wielkości 150 MB (w przypadku większych plików zalecane jest skorzystanie z instrukcji pakowania plików, dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda),

5) komunikacja poprzez Wyślij wiadomość umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników); występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB,

6) czas wyświetlany na Platformie synchronizuje się automatycznie z serwerem Głównego Urzędu Miar.

Dział IX "Środki ochrony prawnej” ustawy z 11.09.2019 Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710, z późn. zm.).